Nozioni di base per iniziare a conoscere Microsoft 365 gratis e non

Con quest’articolo apriamo la rubrica intitolata “Microsoft 365”, il nuovo pacchetto Microsoft che sostituisce il precedente denominato “Office 365”.

Il logo creato appositamente per l’occasione da Microsoft è quello riportato

Gli applicativi sono stati mantenuti, quindi, sostanzialmente per gli utilizzatori del classico Word, piuttosto che Excel e PowerPoint, non cambierà nulla, ma andiamo nei dettagli per comprendere meglio come muoverci all’interno della nuova suite Microsoft.

Le versioni che è possibile acquistare sono di diversa tipologia, si parte da quella gratis che si ottiene creando un account Microsoft (affronteremo nei prossimi articoli come fare) e si arriva alle versioni in abbonamento per aziende, passando dalle versioni per utenti privati e gruppi di lavoro.

Chiaramente ogni versione ha le sue peculiarità che andremo a spiegare in quest’articolo.

Microsoft 365 per Privati in versione gratuita

Creando un account Microsoft, questione che affronteremo nei prossimi articoli, è possibile utilizzare funzioni di Microsoft 365.

Tramite Google o qualsiasi motore di ricerca, cercare la voce “Microsoft 365 login”, selezionare il primo collegamento che appare nella lista, e cliccando su “Accedi” si può digitare l’indirizzo mail del proprio account Microsoft o se ne può creare uno ex-novo.

Eseguito l’accesso arriverete nella nuova pagina di benvenuto Microsoft 365

Cosa potete fare con Microsoft 365 in versione gratuita

Con la versione gratuita, avrete in dotazione 5 GB di spazio disco su cloud OneDrive per memorizzare i vostri file, vedremo in seguito come utilizzarli.

Sulla sinistra dello schermo, è posizionata la barra di selezione delle varie funzioni e potete eseguire le seguenti operazioni:

• spostamento sulla home page
• creazione di un documento
• visione dei propri documenti elaborati
• apertura di tutti gli applicativi in dotazione nel pacchetto Microsoft 365

Prima di iniziare a lavorare con i vari applicativi, bisogna sapere che tutti i documenti elaborati verranno salvati nell’area cloud OneDrive riservata all’utente (i 5GB di spazio detti precedentemente), ciò vuol dire che i documenti non verranno salvati sul proprio PC.

Cosa c’è da sapere sulla versione gratuita di Microsoft 365

La versione degli applicativi che si utilizzano, è totalmente eseguita tramite il web; quindi, è necessario avere una connessione internet. Non saranno presenti tutte le funzioni della versione in abbonamento, anche se in verità, quelle maggiormente utilizzate sono tutte presenti.

I documenti che si elaboreranno vengono salvati nell’area cloud personale di OneDrive, cioè su internet, chiaramente in area accessibile solo dall’utente.

Naturalmente la velocità di elaborazione dipende dalla velocità della propria connessione internet.

Uno dei grandi vantaggi della versione web di Microsoft 365 è certamente il fatto che i propri documenti sono accessibili in qualsiasi momento, da qualsiasi PC anche non dotato del pacchetto Microsoft, e da qualunque parte del mondo, in quanto la versione degli applicativi che si utilizzeranno e del tipo web, quindi senza installazione sul proprio PC.

È possibile creare delle cartelle anche annidate e condividerle con altri utenti, vedremo come fare.

È possibile eseguire operazioni di copia ed incolla da un documento presente sul proprio PC ad un documento creato con Microsoft 365, installando apposita estensione del browser che si utilizza (Chrome, Firefox, Edge, ecc..).

Per non dilungarci troppo, anche perché gli argomenti sono molteplici, di tutte le peculiarità presenti in Microsoft 365 ne discuteremo in appositi articoli.

Adesso vediamo quali sono le altre versioni di Microsoft 365 che è possibile acquistare e quali sono le differenze.

Microsoft 365/Office per Privati e per Gruppi di Lavoro a pagamento

Le differenze sostanziali tra la versione in abbonamento e l’acquisto di una copia unica sono di seguito riportate

Consigli personali sul tipo di abbonamento/versione da acquistare

Il suggerimento che do sempre a chi vuole acquistare i servizi offerti da Microsoft, è principalmente quello di basarsi sul numero di postazioni che si intende installare, sia si tratti di privato o azienda.

Quindi, ad esempio se si ha intenzione di utilizzare Word in una sola postazione, si può optare per l’acquisto dell’abbonamento “Microsoft 365 Personal” o l’acquisto di una copia unica “Office Home & Student 2021”. Tra le due versioni, la seconda valutazione che è necessario fare è se si ha intenzione di utilizzare il client “Outlook” (posta elettronica sul PC). Se ad esempio si visualizza la posta elettronica personale solo sul web, quindi tramite browser internet (Chrome, Edge, Firefox, Opera, ecc…), chiaramente il client Outlook installato sul proprio PC non serve, ma se si ha intenzione di avere una copia delle proprie mail anche sul proprio PC, allora la scelta ricade obbligatoriamente sull’abbonamento “Microsoft 365 Personal” in quanto è dotato di client Outlook.

Riguardo la versione specifica degli applicativi contenuti all’interno di Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, ecc.…), va detto che la versione “Microsoft 365 Personal” riceverà costantemente per tutto il periodo dell’abbonamento, tutti gli aggiornamenti di versione e funzionalità, a differenza della versione “Office Home & Student 2021” che si acquisterà in copia unica e quindi non si riceveranno gli aggiornamenti alla versione, ma solo quelli relativi a bug applicativi o di sicurezza.

Altra valutazione che occorre fare è quella che riguarda lo spazio di archiviazione cloud, cioè lo spazio di memorizzazione dei dati accessibile tramite la rete internet. Quindi, se si ha necessità di accedere ai propri documenti, immagini, video e quant’altro, da qualsiasi postazione collegata ad internet, la scelta ricade sul pacchetto “Microsoft 365 Personal”, in quanto, con la sottoscrizione dell’abbonamento viene fornito da Microsoft 1 TB (1 terabyte) che corrispondono a circa 1000 GB (mille gigabyte) di spazio disponibile accessibile tramite la rete internet, naturalmente con i dovuti permessi di accesso.

In via semplificativa si rimanda alla tabella sopra riportata per comprendere meglio cosa è incluso in un abbonamento piuttosto che in un altro.

Microsoft 365 Family

A questo punto, è necessario introdurre un’ulteriore versione del pacchetto “Microsoft 365” denominato Microsoft 365 Family. Il nome già da un’indicazione precisa, in pratica questo tipo di abbonamento è indicato per le famiglie o gruppi di lavoro composti da un massimo di 6 postazioni.

Microsoft 365 Family è la versione più completa dell’intero ambito Microsoft 365, in quanto consente di distribuire oltre la propria, altre 5 licenze Microsoft 365 a 5 persone componenti della propria famiglia o come scritto prima, gruppi di lavoro. Inoltre, nel piano sono compresi fino a 6 TB (1 TB a persona) di spazio disco su cloud per memorizzare i propri file. Oltre alle peculiarità descritte, rispetto all’abbonamento Microsoft 365 Personal, nel “Family” è incluso la “Microsoft Family Safety”. È una funzionalità che fornisce strumenti per aiutare le famiglie a proteggere i propri figli online e sui propri dispositivi, include l’impostazione dei limiti di tempo dello schermo, il filtraggio dei contenuti e il monitoraggio dell’attività. Microsoft Family Safety può essere utilizzato per monitorare e gestire l’attività online di bambini e familiari, impostare regole e restrizioni e ricevere rapporti sulle attività. È possibile accedervi su dispositivi Windows 10, Xbox e Android.

Per i dettagli sull’utilizzo, vi rimando ad apposito articolo, passiamo quindi ad esporre i piani messi a disposizione da Microsoft per le aziende.

Piani Microsoft 365 per le aziende

A differenza dei piani di abbonamento per i privati, sopra descritti, quelli previsti per le aziende sono acquistabili per utente/mese, ne consegue che il prezzo riportato nella pagina che vi indico (Microsoft 365 aziende), va moltiplicato per il numero di utenti che intenderanno utilizzare i prodotti Microsoft.

Le versioni disponibili sono le seguenti:

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Apps for Business

Al link Microsoft 365 aziende è riportata la tabella comparativa abbastanza esaustiva.

Detto questo, per il momento concludo qui, rimandandovi ai prossimi articoli nei quali spiegheremo nel dettaglio le varie funzionalità presenti nel pacchetto “Microsoft 365”.

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