Inserire Note e quant’altro in un documento Acrobat – pdf

Eccomi qua con una vera chicca dell’Office Automation.

Adobe già da tempo aveva inserito all’interno di Acrobat Reader la possibilità di editare delle note, ma con l’ultima versione del famoso lettore di pdf, secondo il mio punto di vista, la software house californiana, ha superato se stessa.

Le funzionalità sono tante e tutte utili, soprattutto in questi tempi di trasformazione digitale dei processi e quindi della relativa documentazione. Passo quindi, senza indugiare oltre, ad esporvi le più interessanti peculiarità di Acrobat Reader DC.

Mentre scrivo, l’esatta ultima versione è Acrobat Reader DC 2020.006.20042

Trovate questa schermata cliccando su “Informazioni su Adobe Acrobat….”

 Se volete esser sicuri di avere l’ultima versione o volete aggiornare quella che avete sul vostro PC, cliccate su “Ricerca aggiornamenti”

ATTENZIONE!

Prestate attenzione a quando installerete o aggiornerete la versione di Acrobat, ad eventuali caselle di consenso che non vanno cliccate.

Passiamo quindi alle peculiarità del programma. L’intera gestione dei controlli aggiuntivi viene fatta tramite un’apposita barra che si attiva tramite il click sull’icona “Commento”, posta a destra de documento.


La barra che verrà visualizzata sarà la seguente:

COME INSERIRE UN COMMENTO

Cliccare sul Pulsante di commento, Posizionare l’icona di commento, Inserire nella casella di destra il proprio commento, quindi pubblicare il commento con l’apposito tasto

Sullo stesso commento è possibile inserire un segno di Accettazione, di Annullamento, di Completamento, di Rifiuto ed anche una spunta se si vuole.

Basta semplicemente cliccare sui 3 puntini a destra, quindi su “Imposta stato” e scegliere l’opzione. In figura ad esempio è stato scelto di accettare la nota.

Possiamo anche rispondere alla nota stessa inserendo in basso la nostra risposta e pubblicandola con l’apposito tasto.

Sarà possibile inserire ulteriori risposte allo stesso commento.

Naturalmente è possibile modificare o eliminare il commento stesso, ma fate attenzione

COME INSERIRE DEGLI ALLEGATI

Si, avete compreso bene, è possibile inserire degli allegati al pdf che state trattando, incorporandoli nello stesso file ma trattandoli come allegati separati.

Un piccolo segnaposto vi indicherà il posizionamento dell’allegato, quindi cliccate nel punto d’inserimento sul vostro pdf e selezionate l’allegato dal vostro computer.

Si aprirà la seguente finestra, nella quale potrete effettuare diverse scelte, simbolo grafico, nome di chi ha allegato, descrizione, ecc… (io ho scelto il simbolo della classica graffetta)

Dopo aver effettuato tutte le nostre scelte e aver pigiato sul pulsante OK, ciò che apparirà è un simbolo come nella seguente immagine

Anche negli allegati è possibile inserire delle risposte conseguenziali, impostare lo stato, modificarli, eliminarli.

L’allegato è possibile gestirlo in un’apposita ulteriore finestra attivabile dalla freccia posta a sinistra.

L’allegato è possibile salvarlo, ed è possibile cercare vocaboli e frasi al suo interno.

INSERIMENTO STRUMENTI DI DISEGNO

Cliccando sull’icona indicata in figura, è possibile accedere ad una serie di forme geometriche che vanno dalla semplice linea a poligoni e frecce.

APPOSIZIONE TIMBRI

Altra funzione interessante è la possibilità di apporre dei veri e propri timbri auto componibili.

Al menù timbri si accede tramite l’icona indicata in figura, la funzione che trovo più interessante è quella dei timbri dinamici, in quanto viene registrato anche il nome, la data e l’ora di apposizione del timbro.

Scegliendo ad esempio l’opzione del timbro dinamico, l’effetto sarà il seguente come in figura.

Mi fermo qui con la trattazione delle principali peculiarità che certamente  potranno migliorare la vostra gestione digitale dei documenti.

Voi stessi potete comunque provare ad utilizzare funzioni come quella di Inserimento delle annotazioni su testo da sostituire, evidenziazione del testo, inserimento di vere e proprie caselle contenenti del testo.

IN CONCLUSIONE

E’ innegabile quanto siano importanti tutte queste funzioni di Adobe Reader, soprattutto perché sono gratuite, ma anche perché consentono memorizzare all’interno del pdf, tutte una serie d’informazioni utili che resteranno nel tempo.

Chiaramente, dopo aver apportato tutte le modifiche del caso, per mantenerle bisogna salvare il documento.

La bellezza di queste utility presenti all’interno di Acrobat Reader è che restano memorizzate all’interno dello stesso file, quindi ad esempio, un documento elaborato da diverse persone, ne mantiene la storia al suo interno, potendolo conservare così come la vecchia MINUTA cartacea contenuta all’interno di un fascicolo. Altra differenza sostanziale, è che essendo un documento informatico può esser conservato in modo sicuro all’interno di un Server o un NAS (Network Attached Storage, in poche parole un dispositivo che contiene dei dischi fissi e che permette di accedere ai file memorizzati tramite una connessione di rete), con le opportune copie di sicurezza.

Spero che quest’articolo sia stato utile, e come sempre, se avete commenti da fare, scrivetemi tramite il modulo contatti.